Menestyvissä organisaatioissa kehitetään asiakaskokemuksen lisäksi henkilöstökokemusta ja työhyvinvointia, joka on yhteydessä työn tuottavuuteen. Tulevaisuuden työssä vastuullisuus ja käsite ”kestävä työ” korostuvat entisestään. Kestävää työtä voidaan tarkastella sosiaalisesta, inhimillisestä, ekologisesta ja taloudellisesta näkökulmasta 1. Sosiaalinen ja inhimillinen kestävyys edellyttävät avointa dialogia ja henkilöstön aitoa osallisuutta kehittämiseen. Mahdollisuus vaikuttaa ja tulla kuulluksi motivoivat ja sitouttavat henkilöstöä. Parhaassa tapauksessa koko organisaation toimintakulttuuri kannustaa avoimeen vuorovaikutukseen ja yhteiskehittelyyn. Henkilöstön systemaattinen osallistaminen edellyttää kuitenkin suunnitelmallisuutta, ryhmädynamiikan ymmärrystä ja fasilitointitaitoa.
Mitä fasilitointi tarkoittaa ja mitä hyötyä siitä on?
Fasilitointi-sanan latinankielinen alkuperä ”facilis” tarkoittaa helppoa. Tavoitteena onkin helpottaa ja ohjata ryhmän työskentelyä kohti tavoitetta keskittymällä asiasisällön sijaan prosessin ohjaamiseen. 2, 3, 4, 5, 6 Kokenut fasilitaattori voi siten periaatteessa ohjata työskentelyä toimialasta ja aiheesta riippumatta. Hän osaa huomioida tilaisuuden onnistumiseen vaikuttavat tekijät, asettaa tavoitteet, laatia aikataulun ja valita parhaiten soveltuvat menetelmät. Itse tilaisuudessa hän osaa ohjata prosessia, motivoida osallistujia ja luoda avoimen ilmapiirin. Fasilitoinnilla varmistetaan, että yhteiskehittäminen on vaikuttavaa ja jokaisen työntekijän kehittämispotentiaali tulee hyödynnettyä.
Fasilitointiprosessissa toistuvat tietyt vaiheet eli aloitus, yhteisen ymmärryksen luominen, ratkaisujen ideointi, toimenpiteistä sopiminen ja arviointi 2, 3, 4, 5, 6. Kuhunkin vaiheeseen valitaan parhaiten sopivat menetelmät.
Jos osallistavien menetelmien hyödyntämistä ei suunnittele etukäteen, jää se usein toteuttamatta. Palaveri saatetaan järjestää kokouspöydän ääressä yleisenä keskusteluna, jolloin innokkaimmat ekstrovertit saavat yleensä äänensä parhaiten kuuluviin. Kun halutaan kaikkien osallistujien näkökulma esiin, voidaan esimerkiksi ideoinnissa hyödyntää yksin-ryhmissä-kaikki-menetelmää 6, 7. Tällöin jokainen pohtii ideoita ensin itse, ideat jaetaan sitten pareittain tai pienryhmissä ja lopuksi tehdään ideoista synteesi. Näin maksimoidaan ideoiden määrä eikä karismaattisinkaan vaikuttaja pääse heti ohjaamaan ideoinnin suuntaa. Divergentti ajattelu tuottaa mahdollisimman paljon ideoita, ja konvergenssin avulla niistä jalostetaan yhdessä parhaat 6. Tätä työskentelyä ohjaamaan tarvitaan yleensä fasilitaattori.
Kuka voi toimia fasilitaattorina, ja mitä osaamista se edellyttää?
Hyvä fasilitaattori luo tilaisuuden alussa avoimen ilmapiirin ja virittää osallistujat työskentelyyn. Hän havaitsee herkästi ryhmän tarpeet, on joustava, pyytää palautetta ja reagoi sen mukaan. Hän antaa tilaa, rohkaisee ja arvostaa kaikkia osallistujia. Yksi tärkeimmistä fasilitaattorin ominaisuuksista on kuuntelun taito ja kyky olla aidosti läsnä. Fasilitaattori kysyy tarkentavia kysymyksiä eikä niinkään anna valmiita vastauksia. 3 Kokemuksen myötä fasilitointitaito kehittyy ja menetelmien valikoima laajenee. Alkuun pääsee kuitenkin hyvällä suunnitelmalla ja kyvyllä soveltaa sitä joustavasti.
Joissakin organisaatioissa on luotu sisäinen fasilitaattoriverkosto, joka on käytettävissä tilaisuuksien suunnittelussa ja ohjaamisessa. Tärkeintä on, että tilaisuuden vetäjä ymmärtää fasilitoinnin merkityksen ja hallitsee ainakin jonkin osallistavan menetelmän. Haluttaessa voidaan hyödyntää myös jo valmiiksi kehitettyjä malleja esimerkiksi työyhteisön kehittämistarpeiden tunnistamiseen.
Toisinaan tarvitaan enemmän kuin yksi fasilitaattori. Parityön etuina on molempien vahvuuksien hyödyntäminen ja tilaisuuden rytmittäminen vetäjää vuorottelemalla. Toisen ollessa vetovastuussa toinen havainnoi, kirjaa ja valmistautuu seuraavaan vaiheeseen. 4
Fasilitoiva johtaja auttaa ryhmää tekemään päätöksiä, yhdistää ryhmän tietotaidon ja vahvistaa sitoutumista päätöksiin 6. Esimerkiksi erilaisissa palavereissa esimies toimii yleensä puheenjohtajana, ja silloin fasilitoinnin merkityksen ymmärtämisestä ja ainakin muutaman osallistavan menetelmän hallinnasta on hyötyä. Kun puheenjohtaja puolustaa omaa näkemystään, jää työskentelyprosessin havainnointi ja ohjaaminen vähemmälle huomiolle. Ulkopuolisen fasilitaattorin käyttö esimerkiksi työyhteisön kehittämistilaisuuksissa antaa johdolle mahdollisuuden osallistua työskentelyyn tasavertaisena, mitä myös henkilöstö arvostaa.
Fasilitaattori valmiina – mitä muuta hyvään tilaisuuteen tarvitaan?
eivät Fasilitaattori hallitsee tilaisuuden koko ekosysteemin 3. Kun tilaisuuden tavoite, aikataulu ja resurssit ovat tasapainossa, ovat mahdollisuudet onnistumiselle jo olemassa. Tavoitteet on aina tasapainotettava suhteessa käytettävään aikaan. Tilaisuuden onnistumista edistää toimiva tila, joka mahdollistaa liikkumisen ja osallistavien menetelmien hyödyntämisen. Hyvä valaistus ja mahdollisuus virkistäviin taukoihin pitävät energiatason korkealla. Tarjoilu voidaan järjestää samaan tilaan, ja sitä voi hyödyntää joustavasti työskentelyn lomassa.
Hyvässä tilassa on toimiva akustiikka ja äänentoistolaitteet. Musiikki virittää tunnelmaan ja voi soida esimerkiksi tauoilla ja työskentelyn taustalla. Mikrofonin käyttö jakaa mielipiteitä, mutta etenkin suurissa tilaisuuksissa sillä saa ryhtiä työskentelyyn. Fasilitaattori on paikalla aina ensimmäisenä, sillä alkuvalmistelut vievät aikaa. Tila vaatii yleensä järjestelyä, laitteet välttämättä toimi, fläppipaperi on loppu tai osallistujamäärään ja aikatauluun tulee viime hetken muutoksia.
Sopiiko fasilitointi kaikille ja kaikkiin tilanteisiin?
Fasilitointia voi hyödyntää monipuolisesti lähes kaikissa työelämän tilanteissa, kuten palavereissa, strategian jalkauttamisessa, henkilöstökyselyn tulosten käsittelyssä, ongelmanratkaisussa, hanketyön arvioinnissa ja asiakastyössä. Esimerkiksi Dynaaminen fasilitointi -menetelmä 4, 7 sopii hyvin niin organisaatiouudistuksen käsittelyyn henkilöstön kanssa kuin vaikkapa yksittäisen tilanteen hahmottamiseen asiakastyössä.
Suunnittelun tärkein vaihe on yhteisen ymmärryksen luominen siitä, mikä on tilaisuuden tavoite tai ongelma, joka halutaan ratkaista. Kokenut fasilitaattori osaa arvioida, milloin fasilitointia kannattaa hyödyntää. Esimerkiksi vaikeasti kriisiytyneen työyhteisön tilanteen purkuun ei osallistava työpaja ole välttämättä paras ratkaisu. Tällöin fasilitaattori osaa valita tilanteeseen parhaiten sopivat menetelmät ja suositella tarvittaessa esimerkiksi työnohjausta tai yhteistyötä työterveyshuollon kanssa. Fasilitaattorin tulee kuitenkin aina varautua siihen, että osallistava tilaisuus voi nostaa esiin vaikeitakin tunteita. Tarvittaessa on sovittava, miten niitä käsitellään jatkossa.
Osallistavat menetelmät sopivat oikein toteutettuina kaikille. Osallistujien monimuotoisuus mahdollistaa ongelmien tarkastelun eri näkökulmista ja kehittää parempia ratkaisuja. Haasteena on huomioida temperamentiltaan erilaiset osallistujat niin, että kaikkien kehittämispotentiaali tulee hyödynnettyä. Introvertti loistaa myös yksin ideoidessaan ekstrovertin syttyessä ryhmätyössä. Suurin osa ihmisistä on kuitenkin jotakin tältä väliltä, joten menetelmien vaihtelu hyödyttää kaikkia.
Sopiiko fasilitointi virtuaalitilaisuuteen?
Fasilitoinnin perussäännöt ja menetelmät ovat sovellettavissa myös virtuaalitilaisuuksissa, ja niitä kannattaa hyödyntää. Toisinaan virtuaalipalaveri on perinteistä toimivampi ja tehokkaampi ratkaisu. Fasilitaattorin tehtävänä on tällöinkin ryhmän tietotaidon esiin saaminen ja työskentelyn ohjaaminen niin, että tavoitteet saavutetaan. 4, 8
Esimerkki fasilitoidusta työpajasta
Metropolia Ammattikorkeakoulun Tuomo- ja Mikko (ESR) -hankkeissa 9 on kehitetty yritysprosessi, jossa yrityksen koko henkilöstö osallistetaan työhyvinvoinnin ja tuottavuuden kehittämiseen. Prosessi on tuotteistettu ja tehty helposti sovellettavaksi toimialasta riippumatta missä tahansa organisaatiossa.
Työpajassa I henkilöstö tunnistaa voimavaroja ja kehittämistarpeita työhyvinvointikyselyn tuloksia hyödyntäen. Kehittämistarpeiden tunnistamisen jälkeen valitaan äänestämällä tärkeimmät kehittämiskohteet ja ideoidaan yhdessä ratkaisuja. Työpaja II sisältää sekä vakioidun että yrityksen strategiasta nousseiden tarpeiden mukaan räätälöidyn osion. Yhtenä esimerkkinä työpajasta on alla kuvattu Arvopaja.
Arvopaja alkaa yhteisen ymmärryksen luomisella siitä, mikä on arvojen merkitys työhyvinvoinnille, työn sujuvuudelle ja tasaiselle laadulle. Ideointivaiheessa nimetään aluksi omat arvot ja sanoitetaan niiden merkitys. Tuotetut arvot lajitellaan viiteen kategoriaan, ja niistä muodostetaan kolme tärkeintä, työyhteisön yhteistä arvoa. Arvoille muodostetaan vielä selityslauseet ja niistä johdetaan pelisäännöt, joihin kaikki sitoutuvat.
Osallistava työpaja ja työskentely fasilitaattorin johdolla koettiin motivoivaksi ja tehokkaaksi tavaksi toimia. Kokemus kuulluksi tulemisesta oli merkittävä. Aikaa arvopajaan kului yrityksestä riippuen 1–2 tuntia. Jokainen työntekijä koki tulleensa kuulluksi, ja yhdessä luotuihin arvoihin koettiin olevan helppo sitoutua.
Lähteet:
- Kasvio, A. 2014. Kestävä työ ja hyvä työelämä. Helsinki: Gaudeamus.
- Bens, I. 2018. Facilitating With Ease. Core skills for Facilitators, Team Leaders and members, Managers, Consultants and Trainers. New Jersey: Wiley.
- Newman, D. 2015. From The Front Of The Room. Notes On Facilitation For Experienced Practitioners. Rome: Matter Group, Italy.
- Kaihovirta, M., Raivio, A. & Palojärvi, H. Osallistaen. Heittäytymistarinoita fasilitoijilta. Luettu 2.2.2020.
- Kantojärvi, P. 2012. Fasilitointi luo uutta. Helsinki: Talentum.
- Nummi, P. 2018. Fasilitoivan johtamisen käsikirja. Helsinki: Alma Talent.
- Innokylä 2019. Osallistavat menetelmät. Luettu 2.2.2020.
- Nummi, P. 2013. Virtuaalifasilitattorin käsikirja. Grape People Finland Oy. Helsinki: Edita Prima Oy.
- Mikko – Mikro- ja Pk-yritysten työhyvinvointi ja tuottavuus 2019. Luettu 2.2.2020.
