Fasilitointiprosessiin sisältyy viisi vaihetta: aloitus, ymmärryksen luominen, ratkaisujen ideoiminen, toimenpiteistä sopiminen ja arviointi 1,2,3. Kuhunkin näihin vaiheisiin valitaan sopivat toiminnalliset menetelmät 2 . Ennen varsinaista yhteistyöskentelyä fasilitaattori valmistautuu kohtaamiseen huolella taustaselvityksin 2,4 sekä reflektoi työskentelyään ja valikoituja menetelmiään jokaisen session jälkeen 2. Fasilitointi on jatkuvaa oppimista ja oman työskentelynsä arviointia. Fasilitoija kehittyy vain altistamalla itsensä kokeilemaan uutta ja astumaan epämukavuusalueelle, sekä ottamaan haasteita vastaan 2. Fasilitoijan matkareppuun kertyy runsaasti onnistumisen kokemuksia, erityisesti kohtaamisia ja kuulluksi tulemisen kokemuksia sekä tietysti epävarmuuden kokemuksia.
Jokainen yritysprosessin yhteistyöskentely on ainutlaatuinen tapahtuma. Prosessi opettaa ja ohjaa tarkastelemaan kehittämishaasteita ja omia ohjausprosessin valintoja eri näkökulmista 2. Yksinkertaisesti tavoitteena on sujuvoittaa fasilitoitavan ryhmän työskentelyä keskittyen kehittämisprosessin ohjaamiseen 1,2, 3,4 Kokenut fasilitoija pystyy ohjaamaan työskentelyä alasta ja aiheesta riippumatta, ehkä on jopa helpompi toimia fasitoijan roolissa ollen täysin ulkopuolinen itse substanssista.
Fasilitoitiprosessi vaatii huolellisen valmistautuminen
Fasilitoija ei hyppää ohjaamaan eri ryhmiä menetelmäreppu selässään vaan valmistautuu huolella jokaiseen ohjaustapahtumaan 2,4. Keskustelee tilaajan kanssa mikä on yhteistyöskentelyn tarkoitus ja tavoite. Millaisia menetelmiä yrityksessä on ennen käytetty? Millainen toimintakulttuuri yrityksessä on viestinnän/vuorovaikutuksen suhteen? Ovatko ryhmät aikaisemmin keskustelleet avoimesti? Miten hyvin ryhmä tuntee toisensa? Metropolia Ammattikorkeakoulun työhyvinvointi ja tuottavuus hankkeissa on taustoitettu yrityksen henkilöstön koko, millainen on ajankäyttö, mikä on paras työskentelyaika. Yrityksissä on teetetty myös ennen yhteistyöskentelyä työhyvinvointikysely, jotta nähdään yrityksen nykytila. Lisäksi fasilitoija on selvittänyt, millaisia kehittämisprosesseja ja -tilanteita yrityksessä on ollut aikaisemmin. Yrityksen johdolta on myös tiedusteltu, mitä he toivovat kehittämiskohteeksi ja miksi, sekä mitä he odottavat fasilitoijalta. Tällöin fasilitoija pystyy vielä tarkentamaan roolinsa prosessissa.
Fasilitoijan vastuulla on tuoda esille se, että esimerkiksi kriisiytynyt tai työuupunut työyhteisö ei ole kykenevä tuottamaan ratkaisua, vaan henkilöstölle on annettava ensin tilaa keskustella tästä kokemuksesta 2. Taustaselvityksen jälkeen fasilitaattori suunnittelee tapahtuman kulun: aloituksen, yhteisen ymmärryksen työskentelylle, aikatauluttaen tehtävänannon, työskentelyn, toimenpiteistä sopimisen ja arvioinnin sekä valikoi käytettävät toiminnalliset menetelmät ryhmäkohtaisesti 1,2,3. Aikataulutuksessa on tärkeää, että prosessiin ei hypätä suoraan toisesta tilaisuudesta vaan valmistautuen kukin omalla tavallaan. Myös prosessin jälkeen on hyvä varata aikaa reflektointiin. Kokenutkaan fasilitoija ei suosittele saman päivän aikana kahden uuden ryhmän ohjaamista, joskin se hyvällä suunnittelulla onnistuu.
Fasilitointiprosessin ohjaaminen - ilo syntyy ryhmän yhteistyöskentelystä
Fasilitoija on aina uuden edessä, kun hän tapaa uuden ryhmän eri toimintaympäristöissä. Uusi toimintaympäristö jännittää juuri sopivasti. Se tietää sitä, että tänään fasilitoijana opin jälleen uutta ja todennäköisesti saan menetelmäreppuuni runsaasti lisää kokemusta ja oppia.
Tärkeintä on saada luotua yhteys ja turvallinen ympäristö dialogiin, tällöin täytyy olla läsnä ja aistit hereillä ,2,3. Fasilitoijan roolissa on tärkeää pysytellä neutraalina kaikkien näkökantoja kohtaan ja huolehtia siitä, että kaikilla on mahdollisuus tulla kuulluksi ja osallistua, luoda turvallisuuden tunnetta ja pysyä aikataulussa 1,2,3, 4. Fasilitoija ohjaa suunnittelemaansa prosessia suunnaten keskustelua ja esittää prosessiin liittyviä kysymyksiä 2. Näin johto ja henkilöstö pystyvät osallistumaan yhdenvertaisena työskentelyyn. Fasilitoija tuo selkesäti esille sen, että työyhteisön jäsenet ovat itse parhaita asiantuntijoita miettimään kehittämisratkaisuja arjen haasteisiin 2,3. Ohjatun kehittämisprosessin tärkein tavoite on osallistava yhteistyöskentely, jossa syntyy käytännön ratkaisuja. Ratkaisujen jatkokehittely ja käytäntöön ottaminen aikataulutetaan yhdessä sekä prosessille nimetään vastuuhenkilö. Prosessi jatkuu työyhteisössä itsenäisesti ulkopuolisen vierailijan jälkeen. Työhyvinvointi ja tuottavuus hankkeissa yritysprosessit ovat olleet mielenkiintoisia ja ajattelua avartavia. Jokaisen henkilöstöryhmän tapaamiskerta on opettanut tarkastelemaan asioita uusin näkökannoin ja silmin. Fasilitoijina olemme oppineet yhdessä tekemisen kautta, erilaisista tavoista tehdä töitä, erilaisista työyhteisöistä ja erilaisista työntekijöistä.
Kehittämisprosesseja on ollut ilo seurata kuinka innostuneesti, sitoutuneesti ja tehokkaasti henkilöstö työskentelee ohjatuissa työpajoissa. Palaute on antanut iloa ja onnistumisen tunnetta hankkeessa työskenneille fasitoijille. Ennalta suunniteltu teoreettinen malli on antanut hyvän pohjan ja raamin kehittämistyöskentelylle yrityksissä. Silloin tällöin ohjatut prosessit eivät kuitenkaan suju toivotusti hyvästä ennakko suunnittelusta huolimatta. Tämä on toisaalta hyvä, koska näin fasilitoijana voi kehittyä. Epävarmuuden ja epäonnistumisen tunteet suuntaavat fasilitoijan soveltamaan toimintaansa ja reflektoimaan prosessia. Tässä suurena tukena on toinen fasilitoija. Hankkeessa meitä on useampi toimija. Yhdessä olemme pohtineet prosesseja ja niiden suuntaamista sekä nauraneet itsellemme ja toisillemme. Olemme kokeneet iloa ja kehittymisen tunnetta. Yhdessä olemme enemmän.
Reflektointi välttämätöntä kehittymiselle
Reflektointi on välttämätöntä niin yksilön kuin organisaation oppimiselle. On todella tärkeää, että jokainen fasilitointi prosessiin osallistuvalla on mahdollisuus sanoa oma kokemansa prosessista ja antaa palautetta 2,4. Työhyvinvointi ja tuottavuushankeissa johtotehtävissä olevat, sekä henkilöstö ovat kertoneet reflektoineensa ohjattua prosessia, omaa kokemaansa, mitä he ovat oppineet yhteistyöskentelystä, menetelmistä, kuuntelusta, vuoropuhelusta ja ajankäytöstä. Usein he ovat todenneet, että kuinka paljon me saatiin aikaiseksi näin vähässä ajassa. Samoin he ovat kokeneet sitoutumista viedä yhdessä sovitut asiat maaliin. Kehittämistyöhön osallistuvat kaikki ja koko työyhteisö on vastuussa tästä.
Fasilitoija reflektoi omaa tekemistä ja kokemista pysähtyen pohtimaan muun muassa seuraavia asioita: Mitä opin tästä prosessista?, Mitä tunsin?, Mitä oivalsin? Fasilitoija käy vuoropuhelua itsensä kanssa siitä: Miten onnistui ajankäyttö?, Miten valikoidut menetelmät toimivat? , Miten onnistuin luomaan kuulluksi tulemisen ja turvallisen ilmapiirin ?, Mikä kokema jäi prosessin suuntaamisesta ja keskustelun yhteenvedoista sekä miten tilaisuuden tavoite onnistuu 2. Yksinkertaisesti mikä toimi ja missä on kehitettävää. Totuuden nimessä, joskus fasilitoijana kokee epävarmuutta, jopa epäonnistumisen kokemaa. Tällöin on hyvä olla itselleen armollinen ja todeta olevansa inhimillinen ihminen. Hyväksi todettu tapa on vaikkapa reflektoida tilannetta uudestaan jonkun rentouttavan hetken jälkeen ja käydä prosessi läpi yllämainittuja kysymyksiä käyttäen. Usein tällöin löytää iloa ja onnistumisen hetkiä kehittämiskohteiden lisäksi. Tärkeää on huomioida, että jokainen fasilitoija työskentelee omana persoonanaan ja käyttää menetelmärepustaan hänelle sopivia menetelmiä. Hyvä on aina välillä lisätä reppuun uusi menetelmä ja uskaltautua kokeilemaan rohkeasti uutta. Fasilitoija oppii kokeilemalla ja toistojen kautta kuten muissakin työtehtävissä. Todella, jokainen on ollut joskus ensimmäistä kertaa fasilitaattori ja selvinnyt siitä. Fasilitoijana on ilo toimia.
Lähteet:
- Nummi, Pepe.2007. Fasilitaattorin käsikirja. Edita.
- Kaihovirta, Minna., Ravio, Anna-Mari & Palojärvi. 2019. Osallistaen. Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja. Oiva - sarja 5/2019. Luettu 7.1.2020
- Ylikahri, Kati. 2018. Fasilitointi on mahdollisuus työyhteisön kehittämiseen. Blogi. Luettu. 10.01.2020.4.
- Summa, Terhi & Tuominen Kaisu. 2009. Fasilitaattorin työkirja. Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry. Miktor. Luettu 7.1.2020
