Yrityksessä tarpeet kehittämiseen nousevat sekä työntekijöiden että työnantajan taholta. Muutoksen aikaansaamiseksi on työyhteisössä tehtävä päätös kehittämistyön aloittamisesta. Työn tai toiminnan kehittäminen ei ole mahdollista oman työn ohessa, vaan vaatii sille varattua työaikaa. Kehittäminen on investointi, joka näkyy yrityksen tuottavuuden paranemisena.
Mitä kehittämisellä tavoitellaan?
Kehittämisellä tavoitellaan muutosta. Siksi yrityksessä on kirkastettava, minkä halutaan muuttuvan.
- Mikä on lopputulos, johon yrityksessä pyritään?
- Mikä on muuttunut, kun kehittämisen prosessi on päättynyt?
On tärkeä määritellä tavoite selkeästi. Konkreettinen tavoite antaa kehittämiselle suunnan. Tavoitteena voi olla esimerkiksi parantaa yrityksen sisäistä viestintää, selkeyttää rooleja ja vastuita tai kuvata ja tehostaa yrityksen keskeisiä prosesseja.
Toimintatavoista sopiminen
Kehittämisprosessia aloitettaessa on sovittava yhteisistä toimintatavoista. Yhdessä sovittu tapa toimia synnyttää luottamusta ja mahdollistaa hyvän vuorovaikutuksen. Kehittämisen onnistumiseksi ja tulosten juurtumiseksi on varmistettava kaikkien tasavertainen osallistuminen ja kuulluksi tuleminen.
Kehittämistyössä ei ole oleellista kiinnittää huomiota kenenkään yksittäisen työntekijän työn tekemiseen, vaan toiminnalla pyritään parantamaan työn tekemisen ja työhyvinvoinnin tekijöitä. Lähtökohdan tulee olla positiivinen ja voimavaroja tukeva. Mikäli asiat tuodaan esille niin, että niihin liittyy negatiivinen sävy, siitä voi tulla kehitystyön este.
Vaikka kaikilla tulee olla mahdollisuus osallistua kehittämisprosessiin, on yrityksessä hyvä päättää, ketkä ottavat vastuun siitä, että kehittäminen etenee sovitusti. Tähän ryhmään on hyvä valita edustus sekä johdosta että työntekijöistä. Ryhmän jäsenille tulee varata aikaa työskennellä. Yrityksessä on huomioitava myös koko henkilöstön mahdollisuus osallistua toimintaan työajalla.
Kehittämisprosessille kannattaa asettaa selkeä aloitus- ja päättymisaika sekä muutoinkin aikatauluttaa kehittämisprosessin vaiheet. Kokemuksemme mukaan prosessin läpivienti ja tulosten näkyminen vievät vähintään puoli vuotta. Varsinaiseen koko henkilöstön kehittämistyöhön käytetty aika on kuitenkin huomattavasti pienempi.
Tehtäväkuvaukset
Yrittäjän ja yrityksen johdon on sitouduttava yhteiskehittämiseen, mahdollistettava kaikkien tasavertainen osallistuminen kehittämistyöhön, huomioitava kehittämisprosessin toteuttamiseen tarvittavat resurssit sekä luotava luottamuksellinen ilmapiiri työskentelylle.
Työntekijän tehtävänä on osallistua aktiivisesti yhteiseen kehittämiseen ja ottaa vastuuta kehittämistyön tavoitteiden toteutumisesta. Kehittäminen on osa kaikkien työtä. Muutosta ei tapahdu, mikäli kaikki eivät sitoudu yhteiseen tavoitteeseen.
Kehittämisryhmä on ryhmä, jossa on edustus sekä johdosta että työntekijöistä.
Ryhmän tehtävänä on yrittäjän tai yrityksen johdon tukemana ottaa vastuu kehittämisprosessista ja viestiä kehittämisen etenemisestä. Kehittämisryhmän vastuulla on suunnitella kehittämistyötä varten tarvittavien tietojen kokoaminen (työhyvinvoinnin nykytilan alkukartoitus) ennen työpajatyöskentelyn aloittamista, arvioida jatkuvasti kehittämisprosessin toteutumista ja vastata siitä, että yrityksessä yhdessä asetetut tavoitteet saavutetaan.
Ryhmäohjaajan (fasilitaattorin) tehtävänä on suunnitella ja toteuttaa työpajat I ja II kehittämisryhmän tuella. Ryhmäohjaaja vastaa työpajojen dokumentoinnista ja viestinnästä. Kehittämisryhmästä voidaan valita 1–2 henkilöä, jotka toimivat työpajoissa ryhmäohjaajina.
